Produktivität wird oft missverstanden. Viele denken, dass es darum geht, von morgens bis abends wie eine Maschine zu arbeiten. Aber das ist falsch. Die Betriebswirtschaft beschriebt es als das Verhältnis zwischen Input und Output. Ich möchte es aber noch einfacher auf den Punkt bringen:

Bei Produktivität geht es um dich. Es geht darum, die Kontrolle über deine Zeit zurückzugewinnen. Aus deiner Perspektive kann es nur darum gehen, in so wenig Zeit wie möglich das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Produktivität macht glücklich.* Das bedeutet, dass du durch höhere Produktivität nicht nur mehr Kontrolle über deine Zeit gewinnst, sondern auch zufriedener mit dem bist, was du geschafft hast.

Um produktiv sein zu können (ich gehe von den idealen Bedingungen aus), solltest du ausreichend Schlaf, gesundes Essen und zumindest etwas Bewegung (ja, Sport) priorisieren. Ohne all das ist es möglich, die folgenden Tipps umzusetzen, aber ich möchte, dass du möglichst lange produktiv sein kannst und folglich deine Gesundheit mitspielt. 😉

Meine persönliche Formel für Produktivität lautet:

Organisation + Emotionen = Produktivität

Organisation beinhaltet für mich nicht nur deine Prozesse und Abläufe, sondern auch  Planung, Prioriätensetzung usw.

Emotionen sind nicht zu unterschätzen. Insbesondere, wenn der Alltag voller Herausforderungen, Ablenkung oder Sorgen ist. Hier liegt der Fokus auf State Management. 

Es gilt auch ganz klar, Effektivität schlägt Effizienz. Es ist besser, die wichtigste Aufgabe “irgendwie” erledigt zu haben, als sich dem Perfektionismus hinzugeben und dabei wahrscheinlich nicht einmal mitzubekommen, dass man an einer Aufgabe mit Priorität 20 rumkaut (ob man das dann überhaupt noch Priorität nennen sollte, überlasse ich dir). 

Ok, wir gehen davon aus, dass du im Vorfeld geplant hast und genau weisst, was zu erledigen ist. Nun geht es also um die Art und Weise, die Dinge umzusetzen.

Unser Ziel ist es, in den sogenannten Flow-Zustand zu kommen. Vorab sei gesagt, dass es manchen leichter fällt, diesen mit Musik zu erreichen, während andere auf komplette Stille schwören. So oder so sind geräuschunterdrückende Kopfhörer wahrscheinlich das Mittel der Wahl. Zudem kannst du bei Youtube mal nach Konzentrationsmusik oder Alpha-Wellen suchen.

Die Pomodoro-Technik ist ideal, um den Einstieg in das ablenkungsfreie Arbeiten zu gewährleisten. Die Vorgehensweise  ist dabei sehr simpel:

1. Stell dir einen Timer. Beginne am Anfang mit 25 Minuten.
2. Lass in dieser Zeit keine Unterbrechungen oder Ablenkungen zu und fokussiere dich nur auf eine Aufgabe.
3. Arbeite, bis der Alarm des Timers dich unterbricht.
4. Mach eine Pause von 5 Minuten.
5. Falls du konsequent nach dem Pomodoro-Rhythmus arbeitest, kommt nach 4 Durchläufen (also 100 Minuten Arbeit mit 15 Minuten Pause aka aufgerundet 2 Stunden) eine längere Pause von 15 – 30 Minuten.

Wir haben besprochen, wie du arbeitest, wenn du arbeitest (Pomodoro-Technik, um in den Flow zu kommen). Aber was du bearbeitest ist auch ein wesentlicher Punkt.

Daher meine Empfehlung:

Erfasse mindestens einen Tag, idealerweise eine Woche, alles, was du den lieben Arbeitstag lang so erledigst. Du kannst das einfach mit Zeitstempeln in eine Tabelle eintragen oder kostenlos Tools wie toggl oder clockify dafür nutzen. 

Normal reicht es aus, es in Kategorien zu erfassen wie “E-Mail-Eingang bearbeitet” oder “Kundenanfragen per E-Mail beantwortet”. Falls einzelne Aufgaben besonders viel Zeit beanspruchen, würde ich ins Detail gehen und “Herrn Müller die Anwendung von XY beschrieben” oder “Kunden die Produktanwendung von XY erklärt” erfassen.

Nachdem du das getan hast, folgt der eigentliche Clou. 

Neben jeder erfassten Tätigkeit ergänzt du am Ende des Tages den Wert der Tätigkeit. Aber mit folgender Gliederung:

Für normale Verwaltungsaufgaben sollte es so erfasst werden, dass du angibst, wie viel du jemanden dafür bezahlen müsstest. Post reinholen, öffnen & scannen ist mit Sicherheit bei maximal 20,- (Geld) anzusiedeln, wobei es meines Wissens viele Dienstleister gibt, die dort günstigere Lösungen anbieten – aber darum geht es hier nicht.

Auf der anderen Seite gibt es Aufgaben, die Wert schaffen. Der Einfachheit halber nehme ich hier als Beispiel die Anlage einer Marketingkampagne (es kann genauso Produkte erstellen, Trainingsunterlagen für Mitarbeiter o.ä. hier stehen – das liegt an deinem Tätigkeitsbereich). Eine angelegte Marketingkampagne erreicht sicher leicht einen Gegenwert von 10’000 (Geld) oder mehr. 

Nachdem du die Werte bei deinen Tätigkeiten hinterlegt hast, erfasse grob, wie viel Zeit du mit Aufgaben verbringst, die einen geringen Wert haben und leicht delegiert werden können, und wie viel deiner Zeit für Aufgaben mit “hoher Auswirkung” (Denglisch zu vermeiden ist wirklich schwierig, denn “high impact” klingt so viel besser) aufgewendet wird.

Sehr absehbar ist jetzt klar, dass du planerisch mehr von den Aufgaben mit hohem Wert in deinem Tag unterbringen musst und möglichst wenig mit geringem. 

Also, hoffentlich hilft es dir weiter. Lass mich wissen, falls es dir geholfen hat oder du noch ein paar Fragen loswerden willst.

*Hier noch ein paar Quellen zu meinen Ausführungen

• Csikszentmihalyi, M. (1990). “Flow: The Psychology of Optimal Experience.”
• Sgroi, D. (2015). “Happiness and Productivity: Understanding the Happy-Productive Worker.”
• Sheldon, K. M., & Elliot, A. J. (1999). “Goal striving, need satisfaction, and longitudinal well-being: The self-concordance model.”
• Judge, T. A., Thoresen, C. J., Bono, J. E., & Patton, G. K. (2001). “The job satisfaction-job performance relationship: A qualitative and quantitative review.”